TÜRKİYE'NİN MUHASEBE BİLGİ SİTESİ

..................Tic.Ltd.Şti.

....................FABRİKASI

DÖKÜMAN NO :PERS-GT/

BÖLÜMÜ     :PERSONEL Md.lüğü

Yayın Tarihi       :

Revizyon No       :

Revizyon Tarihi  :

Sayfa No             :

KONU : GÖREV, SORUMLULUK ve YETKİLER

1.0 GÖREV ÜNVANI                                        :    SEKRETER/SANTRAL MEMURU

2.0 BÖLÜMÜ                                                    :    Personel  Md.lüğü

3.0 GÖREV YERİ                                              :    ..............Fabrikası

4.0 ORGANİZASYONDAKİ YERİ                   :    Personel  Müdürüne bağlıdır.

5.0 KENDİNE BAĞLI BÖLÜMLER               :    -

6.0 KENDİNE BAĞLI ÜNVANLAR                :    -

7.0 GÖREVLERİ                                               :   

  7.1     Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen telex/fax mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak,

  7.2     Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,

  7.3     Şirket içi, acil, ilişkide olunan kişi/firmaların telefonlarını içeren bir telefon fihristi tutmak ve bu fihristi güncelleştirerek ilgili personele dağıtmak,

  7.4     Şirketin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak ve yürütmek, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere göndermek,

  7.5     Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak,

  7.6     “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,

  7.7     İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb... bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak,

  7.8     Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,

  7.9     Bölümlere fotokopi desteği sağlamak,

  7.10   İşyerine gelecek veya seyahat edecek personel için seyahat vasıtası ve konaklama rezervasyonlarını yapmak, ilgili organizasyonları takip etmek,

  7.11   Personelin oturma/çalışma izinlerinin alınmasında, pasaport ve vize işlemlerinin yapılmasında Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,

  7.12   Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,

HAZIRLAYAN

Personel Müdürü

ONAY

Yönetim Kurulu Üyesi

DÖKÜMAN NO :PERS-GT/

BÖLÜMÜ     :PERSONEL Md.lüğü

Yayın Tarihi       :

Revizyon No       :

Revizyon Tarihi  :

Sayfa No             :

KONU : GÖREV, SORUMLULUK ve YETKİLER

  7.13   Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb.. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,

  7.14   Büro kırtasiye ihtiyaçlarını saptamak ve bu konuda Personel ve İdari İşler Şefine bilgi vermek,

  7.15   Gazete, kitap, süreli yayınları temin etmek, iç dağıtımını yapmak, geri dönmesi gereken yayınları takip etmek,

  7.16   Gelen telefon, fax, telex faturalarını kontrol etmek, haberleşme harcamaları ile ilgili tablolar düzenlemek, durumdan Personel ve İdari İşler Şefine düzenli bilgi vermek,

  7.17   Bilgisayar, fotokopi, fax, telex, santral makinesi vb.. ofis ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutmak, periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırmak,

  7.18   Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalmak,

  7.19   Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak.

  8.0     YAZMAKLA YÜKÜMLÜ OLDUĞU RAPORLAR           : - Gelen Evrak Kayıt Defteri

                                                                                                     - Giden Evrak Kayıt Defteri

                                                                                                     - Haberleşme Giderleri Formu

HAZIRLAYAN

Personel Müdürü

ONAY

Yönetim Kurulu Üyesi